Datenschutz­erklärung

Entwurf – bitte vor Veröffentlichung rechtlich prüfen lassen.

Stand: 2. Oktober 2026. Wir informieren Sie hier, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wofür und welche Rechte Sie haben. Die Erklärung hat zwei Teile:

• Teil A – Besucher unserer Website: Kontaktformular, Besucherstatistik, WhatsApp, Terminbuchung, Videogespräche
• Teil B – Eigentümer und Mieter: Verwaltung Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft bzw. Ihres Mietverhältnisses, Eigentümer- und Mieterportal, KI-Assistent (auch „Ida“ im Portal)
• Ihre Rechte, Beschwerde, Kontakt (gilt für beide Teile)

Verantwortlicher

Hillco Hausverwaltung UG (haftungsbeschränkt), Im Geistwinkel 6, 44534 Lünen, vertreten durch die Geschäftsführer Larissa Hill und Tobias Selbstaedt.
Telefon: +49 176 44786025 · E-Mail: info@hillco-hausverwaltung.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG bei unserer Unternehmensgröße nicht vorgeschrieben. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte Adresse.

Teil A – Besucher unserer Website

A1. Hosting

Diese Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, gehostet. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Hoster technisch notwendige Daten (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp) in Server-Logfiles. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website. Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

A2. Keine Cookies, keine Drittanbieter

Diese Website setzt für Besucher keine Cookies und bindet keine Analyse- oder Tracking-Dienste von Drittanbietern ein. Schriftarten und Skripte werden lokal von unserem Server geladen; es findet keine Verbindung zu Drittanbietern (z. B. Google Fonts) statt. Ausnahmen: der Videoraum für vereinbarte Videogespräche (A6) wird nur geladen, wenn Sie über Ihren persönlichen Link teilnehmen, das Eigentümer- und Mieterportal setzt nach der Anmeldung ein technisch notwendiges Cookie (B7), und Fragen an unsere KI-Assistentin Ida werden – nur wenn Sie sie stellen – über unseren Server an den KI-Dienst Anthropic übermittelt (A7).

A3. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über das Kontaktformular kontaktieren oder ein Erstgespräch anfragen, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Wunschtermine, Inhalt der Nachricht) zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Dasselbe gilt für unsere Service-Formulare (z. B. Zählerstand, Schlüsselbestellung, Auszug, Kontaktdaten, Rückruf). Fotos, die Sie freiwillig hochladen (z. B. vom Zählerstand oder bei einer Schadensmeldung), werden an uns übermittelt. Zum Schutz vor Spam enthält das Formular ein für Menschen unsichtbares Feld sowie eine Zeitprüfung; dabei werden keine zusätzlichen personenbezogenen Daten erhoben.

Jede Anfrage – auch E-Mails an info@hillco-hausverwaltung.de – wird in unserem internen, passwortgeschützten Bearbeitungssystem auf unserem Server bei IONOS als Vorgang mit Vorgangsnummer erfasst. Sie erhalten eine automatische Eingangsbestätigung mit der Vorgangsnummer (ohne Inhalte Ihrer Nachricht); mit Vorgangsnummer und E-Mail-Adresse können Sie den Bearbeitungsstand online abfragen (angezeigt werden nur Status und Datum). Nach Abschluss erhalten Sie eine kurze Nachricht, dass Ihr Anliegen erledigt ist. Bei der Bearbeitung unterstützt uns ein KI-Assistent (siehe B6).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage). Erledigte Vorgänge werden nach zwei Jahren aus dem Bearbeitungssystem gelöscht. Betrifft die Anfrage ein von uns verwaltetes Objekt, wird der Schriftverkehr als Teil der Verwaltungsunterlagen aufbewahrt (siehe B9). Anfragen, aus denen kein Auftrag entsteht (z. B. Interessenten), löschen wir spätestens nach zwei Jahren.

A4. Anonyme Besucherstatistik

Um unser Angebot zu verbessern, zählen wir auf unserem eigenen Server, wie oft Seiten aufgerufen und bestimmte Schaltflächen angeklickt werden (z. B. „Erstgespräch“ oder „Schaden melden“). Erfasst werden ausschließlich: die aufgerufene Seite, die angeklickte Schaltfläche, die Domain der zuvor besuchten Website (z. B. „google.de“), die Geräteklasse (Smartphone, Tablet oder Computer) und das Datum. Diese Angaben werden sofort zu Tageszählern zusammengefasst. Wir speichern dabei keine IP-Adressen, keine Cookies und keine sonstigen Kennungen; ein Rückschluss auf einzelne Personen ist nicht möglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der bedarfsgerechten Gestaltung unserer Website). Es werden keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen.

A5. WhatsApp

Auf unserer Website finden Sie einen Link zu WhatsApp. Erst wenn Sie diesen anklicken, werden Sie zu WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited bzw. Meta Platforms Ireland Ltd.) weitergeleitet; vorher werden keine Daten an WhatsApp übertragen. Wenn Sie uns über WhatsApp schreiben, verarbeitet der Anbieter Ihre Telefonnummer, den Nachrichteninhalt und Metadaten; eine Übermittlung in Drittländer (insbesondere die USA) kann dabei nicht ausgeschlossen werden. Die Nutzung ist freiwillig (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Alternativ erreichen Sie uns jederzeit per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular.

Für unsere Geschäftsnummer nutzen wir die WhatsApp Business Platform von Meta (Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland) als Auftragsverarbeiter. Ihre Nachrichten, Fotos, Dokumente und Sprachnachrichten werden – wie eine E-Mail – als Vorgang mit Vorgangsnummer in unserem Bearbeitungssystem auf unserem Server bei IONOS gespeichert und bearbeitet; Sie erhalten eine Eingangsbestätigung mit der Vorgangsnummer. Unser KI-Assistent kann Antwortentwürfe vorbereiten (siehe B6); gesendet wird jede Antwort von einem Mitarbeiter. Wir speichern dazu Ihre WhatsApp-Telefonnummer und Ihren angezeigten Namen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihres Anliegens bzw. Verwaltung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Meta kann Daten in Drittländer (USA) übermitteln; Grundlage sind das EU-US Data Privacy Framework bzw. EU-Standardvertragsklauseln. Speicherdauer wie bei anderen Vorgängen (siehe B9). Möchten Sie nicht per WhatsApp kommunizieren, nutzen Sie bitte E-Mail, Telefon oder das Portal.

A6. Online-Terminbuchung und Videogespräche

Buchen Sie online einen Termin (z. B. ein Erstgespräch), speichern wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer (falls angegeben), die gewählte Gesprächsart und den Termin in unserem Kalender. Sie erhalten eine Terminbestätigung mit Kalenderdatei sowie Erinnerungen einen Tag und etwa eine Stunde vor dem Termin; über den Link in diesen E-Mails können Sie den Termin jederzeit absagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage).

Videogespräche führen wir über einen eigenen Videoraum auf unserer Website. Die technische Übertragung von Bild und Ton übernimmt der Dienst Whereby der Whereby AS, Måløy (Norwegen, Europäischer Wirtschaftsraum), mit dem wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen haben. Verarbeitet werden dabei der von Ihnen angezeigte Name, Bild- und Tondaten während des Gesprächs sowie technische Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Browser). Gespräche werden nicht aufgezeichnet. Ein Konto oder eine App benötigen Sie nicht; die Teilnahme ist freiwillig – alternativ sprechen wir gern telefonisch mit Ihnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

A7. KI-Assistentin „Ida“ auf der Website

Auf unserer Website können Sie freiwillig Fragen an „Ida“ stellen, eine KI-Assistentin auf Grundlage von „Claude“ der Anthropic PBC (USA, siehe B6). Ida ist als KI gekennzeichnet (Art. 50 KI-Verordnung) und beantwortet Fragen ausschließlich auf Grundlage der Inhalte dieser Website (Leistungen, Preise, Ablauf, Ratgeber).

• Was übermittelt wird: nur wenn Sie eine Frage absenden: Ihre Frage und der bisherige Gesprächsverlauf in diesem Fenster. Die Übermittlung läuft über unseren Server bei IONOS; Ihre IP-Adresse wird nicht an Anthropic weitergegeben. Bitte geben Sie keine persönlichen Daten ein.
• Keine Cookies, keine Speicherung: Ida setzt keine Cookies. Wir speichern die Gespräche nicht; der Verlauf existiert nur in Ihrem geöffneten Browserfenster. Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir die Anzahl der Fragen je Besucher anhand eines täglich wechselnden, nicht rückrechenbaren Kürzels (Hash) der IP-Adresse; diese Zähler werden nach spätestens 24 Stunden gelöscht. Bei Anthropic gilt die in B6 genannte Löschfrist; Anthropic nutzt die Daten nicht zum Training.
• Verbindlichkeit: Idas Antworten sind unverbindliche Informationen ohne Rechtsberatung; verbindlich sind unser Angebot und unsere Auskunft. Ida trifft keine Entscheidungen über Sie.
• Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer schnellen, jederzeit verfügbaren Beantwortung allgemeiner Fragen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie sich über einen Vertragsabschluss informieren. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Die Nutzung ist freiwillig; Sie erreichen uns jederzeit auch per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular.

Teil B – Eigentümer und Mieter

Dieser Teil gilt für Wohnungseigentümer der von uns verwalteten Gemeinschaften, für Mieter der von uns verwalteten Wohnungen sowie für Eigentümer, deren Sondereigentum oder Mietverhältnis wir betreuen (Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO). Auf Wunsch senden wir Ihnen diese Informationen gern auf Papier zu.

B1. Zwecke der Verarbeitung

• Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) bzw. Verwaltung Ihres Mietverhältnisses oder Sondereigentums
• Einberufung und Durchführung von Eigentümerversammlungen, Niederschriften, Führung der Beschluss-Sammlung
• Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht, Hausgeld bzw. Miete und Betriebskosten, Lastschrifteinzug und Mahnwesen
• Bearbeitung Ihrer Anliegen und Schadensmeldungen, Beauftragung und Koordination von Handwerkern und Dienstleistern
• Eigentümerwechsel (z. B. Verwalterzustimmung, Umstellung des Hausgelds) und Übergaben von Wohnungen
• Bereitstellung des Eigentümer- und Mieterportals und – mit Ihrer Einwilligung – digitale Zustellung von Unterlagen
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht

B2. Kategorien von Daten

• Stammdaten: Name, Anrede, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Objektdaten: Einheit, Miteigentumsanteil, Sondernutzungsrechte, Nutzung (selbst bewohnt, vermietet), Eigentümer seit bzw. Mietbeginn
• Finanzdaten: Bankverbindung, SEPA-Lastschriftmandat, Hausgeld- bzw. Mietzahlungen, Abrechnungen, Rückstände
• Versammlungsdaten: Anwesenheit, Vollmachten, Stimmabgaben
• Schriftverkehr: Ihre Nachrichten, Schreiben an Sie, Gesprächsnotizen, Fotos und Unterlagen, die Sie uns senden
• Bei Nutzung des Portals: Zeitpunkt der Anmeldung und welche Dokumente Sie geöffnet haben

B3. Herkunft der Daten

Die meisten Daten erhalten wir von Ihnen selbst. Soweit für die Verwaltung erforderlich, erhalten wir Daten außerdem von der vorherigen Hausverwaltung (bei Übernahme der Verwaltung), vom Notar oder Grundbuchamt (bei einem Eigentümerwechsel), vom Eigentümer Ihrer Wohnung (wenn Sie Mieter sind) sowie von Messdiensten und Versorgern (Verbrauchswerte).

B4. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Verwaltervertrag mit der Gemeinschaft bzw. dem Eigentümer, Mietvertrag
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – gesetzliche Pflichten, insbesondere aus dem WEG (z. B. Beschluss-Sammlung, Jahresabrechnung), der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an einer effizienten, sorgfältigen und nachvollziehbaren Verwaltung, z. B. beim Einsatz technischer Hilfsmittel und bei der Aufbewahrung von Schriftverkehr
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung, z. B. in die digitale Zustellung; sie ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerruflich

B5. Empfänger

Wir geben Daten nur weiter, soweit es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

• Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO): IONOS SE, Montabaur (Server, E-Mail, Portal); Meta Platforms Ireland Ltd., Dublin (WhatsApp Business Platform, nur wenn Sie uns per WhatsApp schreiben); Impower GmbH, Romanstr. 65, 80639 München (Buchhaltungssoftware); Anthropic PBC, USA (KI-Assistent, siehe B6)
• Handwerker und Dienstleister: Name, Telefonnummer und Lage der Wohnung, wenn ein Termin oder Zugang nötig ist
• Messdienste, Versorger, Versicherungen: für Verbrauchsabrechnungen bzw. im Schadensfall
• Banken: für Zahlungen und Lastschriften
• Steuerberater, Rechtsanwälte, Gerichte, Behörden: soweit erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben
• Notare und Grundbuchamt: bei einem Eigentümerwechsel (z. B. Verwalterzustimmung)
• Andere Eigentümer der Gemeinschaft: im gesetzlich vorgesehenen Umfang, z. B. Niederschriften der Versammlungen, Beschluss-Sammlung und Einsicht in die Verwaltungsunterlagen (§ 18 Abs. 4 WEG); Mitglieder des Verwaltungsbeirats im Rahmen ihrer Aufgaben. Persönliche Abrechnungen und Kontodaten anderer Eigentümer sind im Portal nicht einsehbar.
• Mieter: Ihr Name als Vermieter, soweit für das Mietverhältnis erforderlich (Mietverwaltung)

Kontaktdaten von Mietern in Eigentümergemeinschaften: Vermieten Eigentümer ihre Wohnung, speichern wir auf Mitteilung des Eigentümers Name und Telefonnummer des Mieters – ausschließlich, um ihn in Notfällen (z. B. Wasserschaden) und für Handwerkertermine zu erreichen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Gefahrenabwehr und Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums). Die Angaben löschen wir, sobald das Mietverhältnis endet bzw. uns ein neuer Mieter mitgeteilt wird.

B6. Einsatz eines KI-Assistenten

Zur Unterstützung unserer Mitarbeiter setzen wir den KI-Assistenten „Claude“ der Anthropic PBC, 548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA, ein. Er hilft, eingehende Nachrichten einzuordnen, Antwortentwürfe vorzubereiten, Unterlagen zu durchsuchen und Fristen in Dokumenten zu erkennen. Dazu werden die jeweils erforderlichen Inhalte (z. B. Ihre Nachricht, Name, betroffene Einheit, relevante Auszüge aus Verwaltungsunterlagen) verschlüsselt an Anthropic übermittelt.

• Jeder Entwurf wird von einem Mitarbeiter geprüft und erst von ihm versendet. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
• Anthropic verwendet die Daten nicht zum Training von KI-Modellen und löscht Eingaben und Ergebnisse nach kurzer Frist automatisch (derzeit höchstens 30 Tage), soweit keine gesetzliche Pflicht entgegensteht.
• Mit Anthropic besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
• Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer schnellen, sorgfältigen und vollständigen Bearbeitung Ihrer Anliegen.

KI-Assistentin „Ida“ im Eigentümer- und Mieterportal

Im Portal können Sie freiwillig allgemeine Fragen zu Ihrer Anlage an „Ida“ stellen, eine KI-Assistentin auf Grundlage von „Claude“ (Anthropic, siehe oben). Ida ist als KI gekennzeichnet (Art. 50 KI-Verordnung).

• Was Ida kennt: ausschließlich allgemeine Informationen, die alle Berechtigten Ihrer Anlage im Portal ohnehin sehen dürfen – z. B. Hausordnung, Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung, Beschluss-Sammlung (ohne Stimmabgaben), Aushänge, Versammlungstermine, beauftragte Dienstleister sowie unsere Kontaktwege. Persönliche Unterlagen und Angaben – weder Ihre eigenen (z. B. Einzelabrechnung, Hausgeld, Ihre Anliegen) noch die anderer Eigentümer, Mieter oder Wohnungen – werden Ida nicht zur Verfügung gestellt. Ihr Name wird nicht übermittelt.
• Was übermittelt wird: Ihre Frage, der bisherige Gesprächsverlauf in diesem Fenster und die dazu passenden allgemeinen Auszüge aus den Unterlagen. Bitte geben Sie keine persönlichen Daten ein.
• Speicherung: Wir speichern die Gespräche nicht; der Verlauf existiert nur in Ihrem geöffneten Browserfenster. Wir zählen lediglich anonym, wie viele Fragen pro Tag gestellt werden (Missbrauchs- und Kostenschutz; nach 7 Tagen gelöscht). Bei Anthropic gilt die oben genannte Löschfrist.
• Weitergabe an uns: Ida kann eine Nachricht an die Verwaltung vorformulieren. Sie wird nur gesendet, wenn Sie sie selbst prüfen und auf „Nachricht senden“ klicken; danach wird sie wie jede Portal-Nachricht bearbeitet.
• Verbindlichkeit: Idas Antworten sind unverbindliche Hinweise ohne Rechtsberatung; verbindlich ist die Auskunft der Verwaltung. Entscheidungen über Sie trifft Ida nicht (keine automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO).
• Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer schnellen, jederzeit verfügbaren Auskunft zu allgemeinen Fragen der Verwaltung) bzw. bei Eigentümern und Mietern im Rahmen der Verwaltung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Nutzung ist freiwillig; alle Fragen können Sie uns auch direkt stellen.

B7. Eigentümer- und Mieterportal

Eigentümer und Mieter der von uns verwalteten Objekte können ein persönliches Online-Portal nutzen. Die Nutzung ist freiwillig; alle Unterlagen erhalten Sie auch auf den bisherigen Wegen.

• Anmeldung ohne Passwort über einen persönlichen, zeitlich begrenzten Link an Ihre bei uns hinterlegte E-Mail-Adresse. Nach der Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Cookie, das Sie angemeldet hält; es verfällt, wenn Sie das Portal 90 Tage nicht öffnen, oder wenn Sie sich abmelden (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es dient nicht der Analyse.
• Inhalte: Sie sehen nur Unterlagen, die Ihr Objekt insgesamt betreffen (z. B. Niederschriften, Beschlüsse, Wirtschaftsplan, Gesamtabrechnung) oder Sie persönlich (z. B. Ihre Einzelabrechnung, Ihr Mietvertrag). Persönliche Unterlagen anderer Eigentümer oder Mieter sind für Sie nicht sichtbar.
• Nachrichten und Uploads: Nachrichten und Dateien, die Sie über das Portal senden (z. B. SEPA-Mandat, Eigentumsnachweis, Fotos), werden wie E-Mails als Vorgang bearbeitet und in der Akte Ihres Objekts abgelegt. Sie sind nur für uns sichtbar, nicht für andere Eigentümer.
• Protokollierung: Wir speichern, wann Sie sich anmelden und welche Dokumente Sie öffnen. Das dient dem Nachweis, dass Ihnen Unterlagen zugegangen sind, und der Sicherheit.
• Benachrichtigungen: Über neue Dokumente informieren wir Sie per E-Mail (höchstens einmal täglich); das können Sie im Profil abschalten.
• Speicherort: ausschließlich auf unserem Server bei IONOS in Deutschland.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO; für die digitale Zustellung Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Ende des Zugangs: mit dem Ende Ihres Eigentums bzw. Mietverhältnisses. Nach einem Verkauf können Sie Ihre persönlichen Unterlagen (z. B. die Abrechnung für das Verkaufsjahr) noch 18 Monate abrufen.

B8. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nur beim KI-Assistenten statt (USA, siehe B6). Alle übrigen Daten verarbeiten wir in Deutschland bzw. der EU.

B9. Speicherdauer

• Solange wir Ihr Objekt verwalten bzw. Ihr Eigentum oder Mietverhältnis besteht.
• Danach nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen: buchungsrelevante Unterlagen (Abrechnungen, Belege) 10 Jahre, Geschäftsbriefe und sonstiger Schriftverkehr 6 Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Niederschriften und die Beschluss-Sammlung gehören zu den Verwaltungsunterlagen der Gemeinschaft und werden aufbewahrt, solange diese besteht; bei einem Verwalterwechsel übergeben wir sie an die neue Verwaltung.
• Erledigte Vorgänge werden nach zwei Jahren aus unserem Bearbeitungssystem gelöscht; der Schriftverkehr bleibt in der Akte des Objekts nach den oben genannten Fristen.
• Unterlagen mit besonders persönlichen Daten (z. B. Mieterselbstauskünfte abgelehnter Bewerber) löschen wir, sobald der Zweck erfüllt ist.

B10. Pflicht zur Bereitstellung

Angaben zu Person, Anschrift und Einheit benötigen wir für die gesetzlich vorgeschriebene Verwaltung; ohne sie können wir z. B. keine Einladungen und Abrechnungen zustellen. Freiwillig sind die Nutzung des Portals, die digitale Zustellung, die Angabe einer Telefonnummer und das SEPA-Lastschriftmandat.

B11. Automatisierte Entscheidungen

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt (Art. 22 DSGVO).

Ihre Rechte, Beschwerde, Kontakt

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Eine formlose Nachricht an info@hillco-hausverwaltung.de oder an unsere Postanschrift genügt.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Kontakt zum Datenschutz

Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an info@hillco-hausverwaltung.de oder postalisch an die oben genannte Anschrift.

Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Maßgeblich ist die jeweils hier veröffentlichte Fassung; das Datum steht oben. Frühere Fassungen senden wir Ihnen auf Anfrage gern zu.