Die Nebenkostenabrechnung – juristisch Betriebskostenabrechnung – ist für viele Vermieter die aufwendigste Aufgabe des Jahres. Wer Fristen versäumt oder formale Fehler macht, riskiert, auf Kosten sitzen zu bleiben.
Die wichtigste Frist: zwölf Monate
Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember 2026, muss die Abrechnung also bis zum 31. Dezember 2027 beim Mieter sein.
Kommt die Abrechnung zu spät, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen – es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters muss er dagegen trotzdem auszahlen.
Auch der Mieter hat eine Frist: Einwendungen gegen die Abrechnung muss er spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 BGB).
Welche Kosten umgelegt werden dürfen
Umlegen lassen sich nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind. Welche Kosten grundsätzlich dazugehören, listet die Betriebskostenverordnung auf (§ 2 BetrKV) – zum Beispiel Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Hauswart und Gebäudeversicherung.
Nicht umlagefähig sind dagegen Verwaltungskosten sowie Kosten für Instandhaltung und Reparaturen.
Was in eine formell korrekte Abrechnung gehört
- Die Gesamtkosten jeder Kostenart
- Der verwendete Verteilerschlüssel, zum Beispiel nach Wohnfläche oder Personen
- Der Anteil des Mieters an den Kosten
- Der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
Heizkosten: nach Verbrauch
Heiz- und Warmwasserkosten müssen nach der Heizkostenverordnung überwiegend verbrauchsabhängig abgerechnet werden – in der Regel zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach Verbrauch. Die Erfassung übernimmt meist ein Messdienstleister.
Häufige Fehler
- Die Frist wird verpasst – und damit die Nachforderung.
- Nicht umlagefähige Kosten wie Reparaturen oder Verwaltungskosten tauchen in der Abrechnung auf.
- Der Verteilerschlüssel weicht vom Mietvertrag ab.
- Leerstand wird auf die übrigen Mieter umgelegt, statt vom Vermieter getragen zu werden.
- Die Vorauszahlungen werden falsch oder gar nicht abgezogen.
Mieter haben übrigens das Recht, die Belege zur Abrechnung einzusehen. Eine sauber dokumentierte Abrechnung spart deshalb nicht nur Zeit, sondern auch Diskussionen.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.